Qué exige realmente cada ley de cold email
CAN-SPAM, en Estados Unidos, no exige permiso para enviar. Exige que el mensaje sea honesto y que se pueda escapar de él: una cabecera que identifique con precisión al remitente, un asunto que refleje el contenido, una dirección postal física válida (vale un apartado de correos o la dirección de un agente registrado), una forma clara de darse de baja y bajas atendidas en un plazo de 10 días hábiles. Cada correo que incumple puede acarrear una sanción civil de más de 50.000 dólares, y la empresa cuyo producto se promociona responde junto a quien pulsó enviar.
En la Unión Europea y en el Reino Unido, el correo profesional de una persona con nombre y apellidos es un dato personal, así que el RGPD (GDPR) se aplica antes que cualquier norma antispam. La prospección B2B suele apoyarse en el interés legítimo, que el propio reglamento reconoce para el marketing directo, pero solo si documentas un test de ponderación, mantienes el mensaje relevante para el puesto de esa persona, le dices de dónde has sacado sus datos (en el plazo de un mes o en el primer contacto, según el artículo 14) y paras cuando se opone. La PECR británica permite el correo a suscriptores corporativos; varios estados de la Unión Europea, Alemania entre ellos, exigen consentimiento previo por ley nacional incluso en B2B.
La CASL canadiense es la más estricta de las cuatro. Hace falta consentimiento, aunque puede ser implícito cuando la dirección estaba publicada de forma visible y sin aviso de no solicitar, o cuando te la dieron directamente, y el mensaje guarda relación con el puesto del destinatario. Tienes que identificarte, incluir una dirección postal más un teléfono, un correo o una web, y tramitar las bajas en 10 días hábiles. La carga de demostrar el consentimiento recae sobre quien envía. La Spam Act australiana funciona igual: consentimiento expreso o inferido, identificación precisa del remitente con datos de contacto, y una baja funcional atendida en 5 días hábiles.
Cómo se calcula la puntuación de cumplimiento
El verificador aplica un conjunto fijo de heurísticas de texto a tu correo y a los datos de remitente que introduces, y muestra después cada comprobación bajo todas las normativas que la imponen. Los elementos obligatorios pesan más: una instrucción de baja, una dirección postal, una identificación precisa del remitente y un asunto honesto valen 3 puntos cada uno. Las afirmaciones engañosas, una dirección de envío de la empresa y un propósito comercial claro valen 2. La frase sobre la relevancia para el puesto, que sostiene el interés legítimo, el consentimiento implícito y el consentimiento inferido, vale 1. Un apto suma todos los puntos, un aviso la mitad y un fallo ninguno, y la puntuación es el porcentaje obtenido sobre las comprobaciones que aplican a las regiones que has elegido.
- La detección de la baja busca expresiones como darse de baja, cancelar suscripción, responder STOP, elimíname y similares en cualquier punto del cuerpo.
- La detección de dirección postal reconoce números con nombre de vía, apartados de correos y patrones de código postal de Estados Unidos, Reino Unido, Canadá, Australia y Europa continental.
- Las comprobaciones del asunto fallan con prefijos Re: o Fwd: cuando el correo no es una respuesta, y con cebos como tu factura, acción requerida o según lo hablado.
- Las afirmaciones engañosas cubren garantías, contactos previos inventados, planteamientos de premio y la frase esto no es spam.
- Las notas informativas (registros de consentimiento, plazos de baja) se muestran pero nunca puntúan, porque ninguna comprobación de texto puede verificarlas.
El pie de firma conforme, línea a línea
El pie de un cold email solo necesita cuatro líneas. Primero, el remitente: un nombre real y el nombre legal o comercial de la empresa. Segundo, la dirección postal. Tercero, una frase sobre el origen de los datos y la relevancia, del tipo «Recibes este mensaje porque tu puesto encajaba con lo que hacemos, encontré tus datos en la web de tu empresa». Esa única frase cumple el deber de transparencia del artículo 14 del RGPD y documenta la base del consentimiento implícito o inferido de la CASL y de la Spam Act. Cuarto, la baja: una instrucción sencilla para responder con una palabra del tipo baja, y el compromiso de actuar dentro del plazo legal.
Las bajas por respuesta son válidas en los cuatro regímenes siempre que funcionen. CAN-SPAM admite cualquier mecanismo por internet; la CASL y la Spam Act exigen que sea funcional y gratuito. Lo que no vale es pedir un inicio de sesión, un formulario que pida más que una dirección de correo, o un buzón que nadie lee. ColdBox añade una línea de baja a cada correo de la secuencia y convierte de forma automática cualquier respuesta que contenga la palabra de baja en una entrada de la lista de supresión.
Cumplimiento más allá del texto: supresión, registros y dominios secundarios
La mayoría de las sanciones no llegan por un pie de firma incompleto, llegan por bajas que se ignoraron. Mantén una única lista de supresión compartida por todos los buzones, dominios y herramientas desde los que envías, y añade a ella cada baja, cada queja por rebote y cada respuesta de «no me interesa» en menos de un día. Si manejas cinco dominios secundarios con tres buzones cada uno, quien se da de baja en uno no puede volver a oír de los otros catorce buzones. El plazo legal es de 10 días hábiles en Estados Unidos y Canadá y de 5 en Australia, pero el estándar práctico es el mismo día.
Guarda también los registros. Con la CASL tienes que poder demostrar de dónde salió cada dirección; con el RGPD necesitas una evaluación de interés legítimo por escrito y constancia del origen del dato. Basta con una columna en tu hoja de leads que anote la URL de origen y la fecha. Por último, los dominios secundarios encajan en cualquiera de los regímenes siempre que la cabecera sea honesta: el dominio tiene que ser tuyo, las respuestas tienen que llegarte y el nombre de empresa del pie tiene que ser el que de verdad se beneficia del correo. Usar un dominio parecido para suplantar la marca de otro es lo único que convierte un truco de entregabilidad en un problema legal.