Permutador de emails: todas las direcciones probables de un nombre

Cómo se reparten de verdad los formatos de email corporativo

Casi todas las empresas estandarizan un único formato de dirección y lo aplican a toda la plantilla. El más común con diferencia es nombre.apellido, seguido de la inicial del nombre más el apellido, luego solo el nombre en empresas pequeñas, y nombreapellido sin separador. Existen patrones con guiones bajos, guiones o el apellido delante, pero son raros en los mercados de habla inglesa. Esta herramienta los genera todos para que un verificador te diga cuál está activo, en vez de que adivines tres veces y lo dejes.

El orden importa porque conviene verificar por orden de probabilidad. Encuentra el formato de una persona de una empresa y normalmente lo tienes para todo el organigrama. Cuando ya sabes que en una cuenta objetivo es nombre.apellido, puedes construir todas las direcciones de tu lista de prospectos allí con una fórmula de hoja de cálculo y saltarte el permutador por completo.

Qué genera la herramienta y cómo la cambian los interruptores

Con un nombre, un apellido y un dominio, el permutador produce alrededor de 30 direcciones. Añadir un segundo nombre desbloquea la familia nombre.segundo.apellido, y un apodo repite los patrones de nombre con el apodo en su lugar, útil cuando alguien se presenta como Bill pero el directorio dice William. El interruptor de solo iniciales controla los patrones de dos letras como jl@ y j.l@, que son reales en algunas empresas pero también los que más probabilidades tienen de dar con otra persona distinta.

• Patrones principales: first, last, first.last, firstlast, f.last, flast, first_last, first-last, last.first, lastfirst, lfirst, l.first, first.l, firstl.
• Menos habituales: last_first, last-first, f_last, f-last, last.f, lastf, first_l, first-l, last_f.
• Iniciales: f.l, fl, l.f, lf, f_l, y fml cuando hay segundo nombre.
• Segundo nombre: first.middle.last, firstmiddlelast, first.m.last, firstmlast, f.m.last, fmlast, first_middle_last.
• Los acentos se eliminan y los caracteres que no son letras se quitan, porque los servidores de correo no los aceptan en la mayoría de las políticas corporativas de direcciones.

Por qué hay que verificar antes de enviar

Solo una dirección de la lista es real para una persona concreta, y todas las demás van a rebotar. Los proveedores de correo vigilan de cerca las tasas de rebote, porque enviar a muchas direcciones inexistentes es la firma de una lista comprada o adivinada. Una tasa de rebotes por encima del 2 o el 3 por ciento en un dominio joven basta para empezar a caer en spam, y por encima del 5 por ciento puedes contar con que te limiten. Enviar toda la lista de permutaciones a ver cuál funciona es la forma más rápida de quemar un dominio.

Pasa la lista por un verificador de emails. Un verificador comprueba los registros MX del dominio y después pregunta al servidor de correo si el buzón existe, sin enviar nada. Los dominios catch-all, donde el servidor acepta cualquier dirección, devolverán las 30 como válidas, y ahí hace falta una segunda señal, como una coincidencia en LinkedIn o un historial de respuestas. ColdBox verifica cada dirección al importarla y elimina los rebotes antes de que arranque una campaña, así que el paso de permutación nunca toca tu reputación.

Usar la consulta de búsqueda en la bandeja de entrada

El generador de consultas envuelve todas las direcciones en una búsqueda con OR para Gmail o para Outlook. Pégala en la barra de búsqueda del buzón y encontrarás cualquier hilo en el que haya participado esa persona en ese dominio, sea cual sea el formato de su dirección. Los equipos de ventas la usan antes de un primer contacto para comprobar si un compañero ya habló con el prospecto, y los de soporte la usan para encontrar tickets antiguos de alguien cuyo formato de dirección cambió tras un cambio de marca.

Gmail usa llaves para el OR, así que la consulta queda como {from:[email protected] from:[email protected]}. Outlook usa la palabra OR entre términos from: entrecomillados. Se generan las dos por ti, y ambas buscan solo en el campo del remitente, así que cambia from: por to: si quieres encontrar los mensajes que tú enviaste a esa persona. Si aparece un hilo, responde dentro de él en lugar de empezar un cold email nuevo. Una respuesta dentro de una conversación existente llega a la bandeja principal de forma mucho más fiable que un primer contacto desde un dominio nuevo, y además te dice qué formato de dirección usa la empresa sin gastar un crédito de verificación.